Cosa fa una segretaria e quanto guadagna

Lavorare come segretaria

Il ruolo della segretaria è diffuso, anzi necessario, da tempi remoti. A prescindere dal tipo di attività svolta, i professionisti hanno sempre avuto bisogno di una figura che organizzi gli appuntamenti, tratti con il pubblico etc. Ma cosa significa lavorare come segretaria oggi? Quali sono le vere mansioni che è chiamata a svolgere? Soprattutto – è ovviamente un argomento molto sensibile – quanto guadagna? Ecco la risposta a queste domande.

Lavoro da segretaria in cosa consiste

Tutti sanno, grosso modo, cosa vuol dire lavorare come segretaria. La notizia è che, al giorno d’oggi, e con l’introduzione delle tecnologie digitali nella gestione dell’attività professionale, le mansioni possono esulare dallo stereotipo della segretaria radicato nella mente di ognuno. Una segretaria è chiamata a svolgere mansioni classiche come:

  • Gestire gli appuntamenti del datore di lavoro;
  • Smistare la posta in entrare, gestire la posta in uscita;
  • Rispondere al telefono e rimandare l’interlocutore alla personalità ricercata;
  • Prenotare alberghi in caso di trasferte dei dipendenti o dei dirigenti;
  • Organizzare i documenti necessario allo svolgimento delle attività del proprio capo;
  • Organizzare e gestire l’archivio dei documenti;
  • Gestione amministrativa (nei contesti più piccoli).

A queste mansioni se ne aggiungono spesso altre, tipiche di questo periodo:

  • Gestione profili social (nei contesti più piccoli, ove presenti);
  • Gestione database online e relativo utilizzo del Pacchetto Office

Tipi di segretaria e requisiti

Queste mansioni sono appannaggio della segretaria in generale. E’ necessario, infatti, fare una distinzione tra i vari tipi di segretaria.

  • Segretaria “semplice”, che prende le chiamate, fissa gli appuntamenti, si interfaccia con la clientela;
  • Segretaria amministrativa, che svolge compiti di contabilità e back office;
  • Segretaria di direzione, che lavora a stretto contatto con un funzionario, un responsabile, un dirigente, un imprenditore. Funge, in questo caso, come assistente e si interfaccia con il pubblico (clienti, portatori di interesse a vario titolo, superiori) più de visu che telefonicamente.

Quali sono i requisiti per lavorare come segretaria? Occorre fare una distinzione tra i requisiti di tipo professionale e quelli di prima professionali (soft skill)

Per quanto riguarda la prima fattispecie, si può affermare che a una aspirante segretaria è in genere richiesta la frequenza con profitto di scuole e corsi di formazione specifici. specie se di tipo economico-gestionale e commerciale. Per accedere ai contesti più piccoli (es. studi legali, studi medici privati, negozi etc.) è sufficiente spesso il diploma e un po’ di esperienza.

Per quanto riguarda la seconda fattispecie sono richieste capacità organizzative, pazienza, capacità di resistere allo stress, affabilità, polso fermo (magari per far fronte alle richieste e alle pressioni dei clienti).

Molto spesso, specie se il contesto è grande, come quello di grandi aziende, è richiesta la padronanza di una o più lingue. Indispensabile, ovviamente, l’inglese.

Quanto guadagna una segretaria? Ovviamente dipende dal contesto. Va detto, però, che si ravvisa poca variabilità in merito. Si parla, in genere, di stipendi che vanno dagli 800 ai 1300 euro netti al mese. Si lavora per cinque giorni alla settimana, dalle ore 9 alle 19, anche se l’orario dipende dall’attività. La segretaria di uno studio legale ha orari diversi, poiché in genere gli studi legali effettuano la chiusura nel primo pomeriggio (e lo stesso i notai).

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