La videoconferenza è uno strumento di grande importanza sia per le aziende che per i liberi professionisti. Mette in contatto, infatti, le risorse umane “sparse” in luoghi differenti, replica le dinamiche e consente di raggiungere i medesimi scopi di una classica riunione dal vivo. Le particolarità del medium utilizzato e la presenza di (poche) dinamiche che esulano dallo schema tradizionale possono portare a un utilizzo non adeguato di questo strumento, che a sua volta genera fraintendimenti, equivoci, imbarazzo. Ecco tre consigli per sostenere al meglio la videoconferenza. Prima, però, un preambolo dal punto di vista tecnico.
I software per le videoconferenze
Affinché la videoconferenza vada a buon fine, è necessario che tutto, da punto di vista infrastrutturale, funzioni. Insomma, la videoconferenza deve tenersi con strumenti adeguati. Le nuove tecnologie, fortunatamente, arrivano in soccorso, offrendo un ambiente lineare, in grado di soddisfare le esigenze di comunicazione dei partecipanti. Il merito, ovviamente, va soprattutto ad alcuni programmi, che principalmente funzionano dal browser, che rendono le videoconferenze molto più stabili di quanto non fossero dieci anni. Ecco quelli principali.
- Skype. Il programma per eccellenza per le videochiamate e, di conseguenza, per le videoconferenze. Permette chiamate, sia video che audio, gratuite fino a 10 persone in contemporanea. Viene tuttavia utilizzato per chiamate one to one (es. per i celebri colloqui a distanza).
- Google Hangout. Anche in questo caso, le videochiamate sono gratuite e vi è il limite delle 10 persone. In aggiunta, è possibile sincronizzare tutti i servizi di Google (Drive, Gmail, Calendar etc.).
- UberConference. La sua caratteristica principale è la produzione di statistiche sui partecipanti (es. durata degli interventi).
- Istant Conference. Max partecipanti: 10. Gratuito fino a 5 conferenze al mese.
- Oovo. Questo strumento abbatte il muro delle 1o persone. E’ possibile infatti creare conferenze con 12 partecipanti.
I consigli per far funzionare una videoconferenza
Ok, dal punto di vista tecnico ci siamo. Ma come si fa a rendere una videoconferenza efficace e produttiva? E’ bene, infatti, che al netto dei contenuti tutti i partecipanti rispettino tre semplici consigli.
Puntualità. Il fatto che, a far da anfitrione, sia internet, può portare i partecipanti a percepire la videoconferenza come un qualcosa di diverso rispetto alle riunioni classici. Beh, si sbagliano. Vi sognereste mai di fare ritardo a una riunione? No? Quindi non fatelo nemmeno se dovete partecipare a una videoconferenza.
Adeguatezza formale. Non è detto che si debba per forza vestire con l’eleganza. Dipende dalle situazioni e dagli interlocutori. L’importante è considerare la videoconferenza come una riunione vera e propria, de visu. Quindi vestitevi come se doveste presenziare a una riunione in ufficio. Questo è un consiglio valido soprattutto per chi lavora da casa. Va bene, siete nella vostra abitazione, ma non potete mica comparire in pigiama…
Location adeguata. E’ una questione di stile, di rispetto altrui ma anche di efficacia. Se un ambiente sciatto o, peggio, di natura privata può diffondere imbarazzo, è altrettanto sconsigliato collegarsi a un luogo non ottimale dal punto di vista tecnico. Il consiglio è di evitare luoghi poco illuminati o rumorosi. Lo scopo è comunicare in maniera efficace, e per comunicazione si intende quella verbale e non. E poi ne va della vostra credibilità.