Scrivere email di lavoro genera spesso ansia. Ovviamente, ciò vale solamente se il destinatario è un superiore o una persona con cui non si ha confidenza e dalla quale dipende il successo di un progetto, di una iniziativa etc. In questo articolo illustreremo qualche consiglio per scrivere una email di lavoro efficace, dove “di lavoro” si intende anche “a un cliente”, se si è liberi professionisti.
Scrivere email di lavoro: l’indirizzo
L’indirizzo, non sembrerebbe, ma è importante. O meglio, ci si accorge della sua importanza solo quando, con un po’ di imbarazzo, ci si rende conto di aver mandato una mail da un indirizzo vecchio, magari creato durante l’adolescenza e vagamente ridicolo. Questa sensazione, duole dirlo, è esatta. L’indirizzo è un po’ una firma, quindi richiede attenzione.
In linea di massima, sono sconsigliati – nelle mail formali almeno – gli indirizzi che contengono vezzeggiativi, soprannomi, nickname. Quelli vanno riservati a comunicazioni informali e senz’altro più leggere. Il consiglio è di spedire email di lavoro solo da indirizzi che contengono il proprio nome e cognome e qualche altro elemento asettico, come la data di nascita o un numero casuale.
Email efficace: l’oggetto
L’oggetto è probabilmente l’elemento più importante in assoluto. Rappresenta, infatti, il primo contatto con il destinatario. L’apertura di una mail dipende soprattutto dall’oggetto. Quindi, cosa scrivere?
E’ una domanda difficile alla quale rispondere. Certamente, deve avere due caratteristiche: deve essere esplicativo e, allo stesso tempo, attrattivo. Il segreto sta nel trovare un equilibrio tra i due aspetti, il ché non è scontato.
Nella maggior parte dei casi, a togliere le castagne dal fuoco è proprio il destinatario. Per esempio, buona parte delle offerte di lavoro indicano l’oggetto da inserire nella mal di candidature. Ma in quel caso, si sa, ci si gioca tutto con il curriculum e la lettera di presentazione.
Nelle email non del tutto spontanee, ma che sono frutto di una call to action, è possibile soprassedere al criterio di attrattiva e descrivere semplicemente il contenuto della mail.
La correttezza nelle email formali
E arriviamo al contenuto, che è la parte che dà più grattacapi. Ovviamente, non è possibile dare indicazioni molto precise, in quanto ogni mail è una storia a sé. Qualche consiglio generico, però, lo si può dare.
Rispettate le regole grammaticali e non fate errori di ortografia. A prescindere dalla finalità del messaggio e dal grado di istruzione del vostro interlocutore, un testo corretto sarà sempre più efficace di un testo contenente errori grammaticali e ortografici.
Dividete in paragrafi, andate a capo, grassettate le parole più importanti, alleggerite il tutto con dei periodi brevi. Insomma: facilitate la lettura, rendetela meno faticosa possibilità.
Stabilite a tavolino il grado di formalità. Una email formale può essere… Informale. Entro certi limiti, ovviamente. Dipende dal destinatario, dal rapporto che sia con lui, dal contesto etc. Sta all’intelligenza e all’intuizione dello scrivente sciogliere questo complicato nodo. L’importante è non improvvisare.
Prestate attenzione al saluto. Molto spesso, se non è richiesta la massima formalità, va bene un classico “salve”. Se il contesto non è estremamente formale, evitate i vari “egregio”, “spettabilissimo” etc. E’ bene evitare anche i saluti “temporali” come il buongiorno e il buonasera: il destinatario potrebbe leggere la missiva molte ore dopo il suo invio.